Un congreso en Atenas puede combinar una jornada de sesiones con una cena con vistas a la ciudad o una velada junto al mar. Empieza por la jornada de trabajo. Cuando sepas a qué hora llegan los asistentes, cómo se utilizarán las salas y dónde se alojará el grupo, podrás ver qué partes del programa encajan entre sí.
Elige la sede de la jornada de trabajo
Un hotel con salas de reuniones reúne el alojamiento, las sesiones y el catering en un mismo lugar. Si necesitas más salas para sesiones paralelas, una zona de exposición o más tiempo de montaje, compara también centros de congresos. Si el grupo se aloja en varios hoteles, recorre a pie el trayecto hasta la sede y comprueba el acceso de los autocares antes de reservar las habitaciones.
El directorio de la Oficina de Congresos y Visitantes de Atenas recoge salas, distancias y estaciones de metro cercanas. Úsalo para hacer una primera selección y pide a cada sede un plano y una propuesta ajustada a tu programa.
Pide un plano que incluya el montaje técnico
Envía un borrador del programa e indica cuándo necesitas cada sala. Incluye el escenario, las pantallas, los puestos de control técnico y los espacios accesibles. Pregunta cuántas personas caben con esa configuración, dónde se harán las acreditaciones y si las colas pueden dificultar el acceso a las sesiones paralelas.
Durante la visita técnica, sigue el recorrido de un asistente desde la entrada hasta la sala plenaria, el de un ponente desde la sala de espera hasta el escenario y el de un proveedor desde la zona de carga hasta el montaje. Confirma qué actividades pueden hacerse en paralelo y cuánto tiempo se necesita para cambiar la configuración de las salas.
Revisa las llegadas antes de fijar la hora de apertura
Anota los horarios previstos de llegada y sitúa la apertura después de la última franja con un volumen importante de vuelos. El aeropuerto cuenta con transporte público para quienes viajen por su cuenta. Para los traslados organizados, agrupa los vuelos por hora de llegada y comprueba el espacio para equipaje, el punto de encuentro y el acceso a los hoteles.
Si las llegadas están repartidas a lo largo del día, dedica esa jornada a las acreditaciones y a una bienvenida informal. El día principal del congreso, deja tiempo entre la última sesión y la cena fuera de la sede para que los asistentes puedan pasar por sus habitaciones y volver a reunirse.
Organiza la velada en torno a una experiencia común
Una recepción en una azotea o una cena en la Riviera ateniense puede dar a los asistentes tiempo para conversar después de una agenda intensa. Comprueba cuánto dura el trayecto a la hora prevista y si hay un itinerario accesible desde el punto de bajada. Pregunta dónde se podría celebrar el evento si cambia el tiempo.
Antes de pedir presupuestos, comparte las fechas, el número de asistentes, las configuraciones de las salas, las franjas de llegada y el presupuesto estimado. Pide un desglose de catering, producción audiovisual, horas extra de montaje y traslados para comparar las propuestas en igualdad de condiciones.