Ένα συνέδριο στην Αθήνα μπορεί να συνδυάσει μια γεμάτη ημέρα εργασιών με ένα δείπνο με θέα την πόλη ή μια βραδιά δίπλα στη θάλασσα. Ξεκινήστε από τις ανάγκες του συνεδρίου. Όταν γνωρίζετε πότε φτάνουν οι σύνεδροι, πώς θα χρησιμοποιηθούν οι αίθουσες και πού θα μείνουν οι συμμετέχοντες, θα δείτε πώς μπορούν να συνδυαστούν τα μέρη του προγράμματος.
Επιλέξτε πού θα γίνουν οι εργασίες του συνεδρίου
Ένα συνεδριακό ξενοδοχείο συγκεντρώνει διαμονή, συνεδρίες και εστίαση στον ίδιο χώρο. Αξίζει να εξετάσετε και ένα συνεδριακό κέντρο αν χρειάζεστε περισσότερες αίθουσες για παράλληλες συνεδρίες, εκθεσιακό χώρο ή περισσότερο χρόνο για την τεχνική εγκατάσταση. Αν οι σύνεδροι μείνουν σε διαφορετικά ξενοδοχεία, δοκιμάστε τις διαδρομές με τα πόδια και ελέγξτε την πρόσβαση των λεωφορείων πριν δεσμεύσετε δωμάτια.
Ο κατάλογος χώρων του Γραφείου Συνεδρίων και Επισκεπτών της Αθήνας παρουσιάζει αίθουσες, αποστάσεις και κοντινούς σταθμούς μετρό. Χρησιμοποιήστε τον για μια πρώτη επιλογή και ζητήστε κατόψεις και προσφορές με βάση το πρόγραμμά σας.
Ζητήστε κάτοψη με τον τεχνικό εξοπλισμό
Στείλτε ένα προσχέδιο του προγράμματος και σημειώστε πότε χρειάζεστε κάθε αίθουσα. Συμπεριλάβετε τη σκηνή, τις οθόνες, τα σημεία τεχνικού ελέγχου και τις προσβάσιμες θέσεις. Ρωτήστε πόσα άτομα χωρά η αίθουσα με αυτή τη διάταξη, πού θα γίνεται η εγγραφή και αν οι ουρές μπορεί να εμποδίζουν την πρόσβαση στις αίθουσες.
Στην επιτόπια επίσκεψη, ακολουθήστε τη διαδρομή ενός συνέδρου από την είσοδο στην κεντρική αίθουσα, ενός ομιλητή από τον χώρο προετοιμασίας στη σκηνή και ενός προμηθευτή από το σημείο εκφόρτωσης στον χώρο εγκατάστασης. Επιβεβαιώστε ποιες δραστηριότητες μπορούν να γίνουν παράλληλα και πόσο χρόνο απαιτεί κάθε αλλαγή διάταξης.
Υπολογίστε τις αφίξεις πριν ορίσετε την έναρξη
Σημειώστε τις αναμενόμενες αφίξεις των πτήσεων και ορίστε την έναρξη μετά την τελευταία μεγάλη ομάδα αφίξεων. Όσοι ταξιδεύουν αυτόνομα μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα μέσα μαζικής μεταφοράς από το αεροδρόμιο. Για τις οργανωμένες μεταφορές, ομαδοποιήστε τις πτήσεις ανά ώρα άφιξης και ελέγξτε τον χώρο για αποσκευές, το σημείο συνάντησης και το σημείο αποβίβασης στα ξενοδοχεία.
Αν οι πτήσεις φτάνουν σε διαφορετικές ώρες, αφιερώστε την ημέρα άφιξης στις εγγραφές και σε ένα ανεπίσημο καλωσόρισμα. Την κύρια ημέρα του συνεδρίου, αφήστε χρόνο ανάμεσα στην τελευταία συνεδρία και το δείπνο εκτός του χώρου, ώστε οι σύνεδροι να περάσουν από τα δωμάτιά τους πριν συναντηθούν ξανά.
Οργανώστε τη βραδιά γύρω από μία κοινή εμπειρία
Μια δεξίωση σε ταράτσα ή ένα δείπνο στην Αθηναϊκή Ριβιέρα δίνει στους συνέδρους χρόνο να συζητήσουν μετά από μια γεμάτη ημέρα. Ελέγξτε τη διάρκεια της διαδρομής την πραγματική ώρα αναχώρησης και την προσβασιμότητα από το σημείο αποβίβασης. Ρωτήστε πού μπορεί να μεταφερθεί η εκδήλωση αν αλλάξει ο καιρός.
Πριν ζητήσετε προσφορές, στείλτε τις ημερομηνίες, τον αριθμό των συμμετεχόντων, τις διατάξεις των αιθουσών, τις ώρες άφιξης και το εύρος του προϋπολογισμού. Ζητήστε ξεχωριστές χρεώσεις για την εστίαση, την οπτικοακουστική παραγωγή, τις επιπλέον ώρες εγκατάστασης και τις μεταφορές, ώστε να συγκρίνετε τις προσφορές με τα ίδια κριτήρια.